Egy workshop tervezését, szervezését és lebonyolítását érdemes körültekintően végezni, hiszen egy jól megszervezett és lebonyolított esemény pozitív hatással van a branded, márkád általános megítélésére is.
1. tipp: Adj elég időt a tervezésnek és szervezésnek
Ahogy sok minden másnak, a workshopoknak is megfigyelhető szezonalitása, erről egy másik blogbejegyzésben írtunk. A főidőszakokban a kereslet ugyan megnő, de számolj azzal, hogy a kínálat is szélesebb. Egy tavaszi vagy őszi főszezon előtt érdemes több időt szánni a tervezésre, szervezésre, hetekkel, vagy akár 3-4 hónappal is előre gondolkozni.
Ha nincs még kidolgozott tematikád, akkor akár hónapokkal korábban sincs túl korán, hogy dolgozz rajta. Készíts „to do” listát, lásd el határidőkkel az egyes teendőket, részfeladatokat.
Ha nincs saját vagy állandó és bevált helyszíned, akkor jó előre keress számodra megfelelő termet, az igazán jó helyszíneket hamar lefoglalják. Fontos, hogy már a jelentkezés megnyitásakor definiálva legyen legalább a város és utca, hogy az érdeklődők lássák, hová is kell majd menniük, ha jelentkeznek az eseményre.
2. tipp: Jelentkezés módja és feltételek
A jelentkezés módja legyen egyértelmű
Mit kell tenniük? Írni egy e-mailt vagy messenger üzenetet? Ki kell tölteniük egy formot? Esetleg van egy webshopod, ahol rögtön kosárba is tudják tenni a workshopot, és ki is tudják fizetni a részvételi díjat?
Kapjanak a jelentkezők visszaigazolást arról, hogy a jelentkezést befogadtad, és mi az ő következő teendőjük ahhoz, hogy a jelentkezés véglegessé váljon, azaz mivel tudja biztosítani a helyét (pl. fizetés adott határidőig).
A fizetési feltételt pontosítsd
Határozd meg magadnak, hogy a teljes összeg előre fizetését kéred-e el, vagy csak egy részét. Írd le azt is, hogy mi történik, ha nem fizeti be a meghatározott összeget, vagy ha befizette, akkor mi történik abban az esetben, ha nem tud eljönni, azaz lemondja. Tűzz ki egy fizetési határidőt, hiszen te mindaddig számítasz rá, és tartod neki a helyet, amíg be nem fizette a szükséges összeget.
Ha minden feltételről következetesen kommunikálsz, akkor későbbi félreértések kerülhetők el.
3. tipp: Egyértelműsítsd az időpontot és időtartamot
Ne csak a pontos dátumot és a kezdési időpontot írd ki, hanem azt is, hogy várhatóan mikor ér véget, hogy az jelentkező tudja tervezni az adott napját. Hosszabb, egész napos program esetén írd ki, hogy mikor várható ebédszünet, és hol, milyen módon lehet étkezni.
4. tipp: Határozd meg a számodra optimális létszámot
Amikor a tervezés folyamatában számolod a költségeket és bevételeket, akkor biztosan meghatározod magadnak azt a minimum létszámot, amely alatt egészen egyszerűen nem profitábilis a workshop megtartása. Ezt a számot érdemes kommunikálni, tehát hogy hány fő jelentkező alatt NEM tudod megtaratni a workshopot.
A résztvevők szempontjából azonban a minimumnál sokkal fontosabb információ a maximum létszám, hiszen nem mindenki érzi komfortosan magát például egy 15+ fős eseményen, arról nem is beszélve, hogy minél nagyobb a létszám, a hatékonység csökkenhet, és az oktató, instruktor figyelme is jobban szétoszlik, ezáltal az egyes résztvevők egyedi elégedettségi faktora is romlik, például csalódottan úgy távozik, hogy ő nem kapott elég segítséget, vagy nem tudott feltenni egy kérdést, mert nem jutott rá elég idő.
A maximum létszámod természetesen a helyszín keresés fázisában is fontos adat, hiszen a workshop helyszíneknek is van általában egy maximális befogadóképessége. Ha túl nagy termet választasz, akkor egyrészt a helyszínbérleti díj is több lehet, de még ha ezt tudod is vállalni, az sem mindig optimális, ha egy nagy térben túl kevés a résztvevő, és szinte elvesznek.
A szolgáltatói workshopoknál vagy az online térben kevésbé van jelentősége a létszámnak, bár ha azt is viszonylag gyakorlatiasra és interaktívra tervezed, akkor egy túl magas résztvevői szám azt vonhatja maga után, hogy a kérdések megválaszolására nem jut idő, vagy ha a tervezett időtartamon túlcsúszol.
Addig, amíg nincs elég tapasztalatod kezdőként, ne bánkódj, ha nem jön össze a maximum résztvevői számod, mert kisebb létszám mellett te is jobban tudod gyakorolni, és talán kevésbé fogsz izgulni is.
5. tipp: Írj minél pontosabban a tematikáról és a részvételi díjról
Mit tanulhatnak a résztvevők?
Amennyire tudod, írd le, hogy mi fog történni a workshopon, akár pár fő lépést felsorolva. Lesz-e elméleti rész, és mennyi lesz a gyakorlat: a workshopokra járó emberek szeretik azt, ha minél több a gyakorlati rész (mint ismert, a workshop szó is „műhelymunkát” jelent).
Ha kézművesként tartasz workshopot, akkor informáld őket, hogy mit fognak elkészíteni a foglalkozáson, mi az, amit kész produktumként haza tudnak vinni magukkal. Alapfeltétel, hogy legyen fotó az elkészíthető termékről.
Mit tartalmaz a részvételi díj?
Legyen egyértelmű a jelentkező számára, hogy mit tartalmaz a feltüntetett, megadott ár, van-e benne eszközhasználat, alapanyag, a résztvevőnek kell-e vinnie bármit, vagy a foglalkozáson minden szükséges dolgot megkap-e.
Tud-e vásárolni a workshop végeztével alapanyagot, eszközt, ami az adott technika otthoni elsajátításához hasznos lehet. Természetesen, ha nincs ilyenre mód, nem szükséges azt leírni.
A foglalkozás hosszától függően érdemes az olyan komfort tényezőkre is figyelmet fordítani és kommunikálni azt, hogy lesz-e a helyszínen lehetőség kávé- és teafogyasztásra. Egész napos foglalkozás esetén milyen hosszú ebédszünet van betervezve, és hol lehet ebédelni, esetleg lehet-e vinni ételt. Az, hogy mit írsz le erről, nagyban függ a választott helyszín jellegétől és adottságaitól.
6. tipp: Legyél elérhető, küldj emlékeztetőt
Tudasd a potenciális érdeklődőkkel, a jelentkezőkkel, hogy hogyan tudnak elérni téged, és hol tudnak kérdezni tőled, ha felmerül bennük kérdés az adott workshoppal kapcsolatban, hiszen akár még jelentkezés előtt is felmerülhet valakiben olyan kérdés, ami neki döntő fontosságú lehet.
Amennyiben a workshop már biztosan meg fog valósulni, mert összejött a minimum létszám, akkor pár nappal, vagy maximum 1 héttel korábban érdemes küldeni a jelentkezőknek egy emlékeztető e-mailt, és ebben kitérni arra is, hogy hogyan találnak oda a helyszínre, mit kell keresniük, megnyomniuk, van-e recepció, porta, hányadik emeletre kell menniük, röviden minden olyan specifikus tényezőt, amiről addig még nem tájékoztattad őket. Ha online az eseményed, akkor fontos, hogy megkapják a csatlakozáshoz szükséges linket.
7. tipp: Építs bizalmat, építs közösséget
Ha szeretnél visszatérő résztvevőket hosszútávon, akkor szánj időt arra, hogy rendszeresen vagy alkalmanként új tematikákat dolgozol ki, hogy azt lássák a követőid, tőled mindig számíthatnak újdonságra. Egy-egy népszerű tematikát érdemes időnként ismételni is, ha azt tapasztalod, hogy valamelyikre nagy igény van.
Legyél következetes és hiteles, és azt nyújtsd a workshopon, amit ígértél, tehát ami az esemény kiírásában is szerepelt, mert ez a tényező növeli a résztvevői köröd elégedettségi szintjét, és megalapozza azt, hogy ajánlják a foglalkozásodat másnak.
8. tipp: Számíts a lemondásokra, és kezeld azokat következetesen
Sajnos a workshopok természetes velejárója a lemondás is, melynek kezelése az egyik legsarkalatosabb pontja a lebonyolításnak, főleg, ha a lemondás utolsó pillanatos, és már az időből is kifutottál, hogy az adott résztvevő helyett másik jelentkezőt találj. Természetesen ez kiküszöbölhető azzal, hogy előre elkéred a részvételi díjat, és kommunikálod, hogy lemondás esetén nincs visszatérítés, de azért a valóságban és gyakorlatban ezeknek a helyzeteknek a kezelése kicsit nehézkesebb.
Nem tudhatod, hogy a lemondás mögött valóban valós és váratlan indok (pl. betegség) áll, mert sajnos előfordul, hogy a hivatkozott dolog csak egy mondvacsinált ok. Ha következetesen ragaszkodsz ahhoz, hogy nem jár vissza a befizetett összeg, akkor lehet, hogy az illető többet nem is akar hozzád jönni, és keres inkább rugalmasabb workshop szervezőt.
Érdemes megfontolni azt a kompromisszumos megoldást, hogy a teljes részvételi díjnak valahányad része elveszik bármilyen lemondás esetén, de a fennmaradó összeg beváltható, levásárolható egy termékedre (vagy szolgáltatásodra), vagy egy következő workshopra, ha a közeljövőben is fogsz tartani. Ezt neked kell mérlegelned, hogy mi az az optimális megoldás, ami neked sem fáj, és amivel a lemondó félnek is megfelelő lehet. Viszont fontos, hogy ezeket is előre, már a jelentkezés visszaigazolásakor kommunikáld következetesen.
9. tipp: Tapasztalatgyűjtés
Ahogy telik az idő, és több lebonyolított workshopot is magad mögött tudsz, nagyon sok tapasztaltot le fogsz tudni szűrni a lezajlott eseményekből. Melyik volt az a tematika, amelyik leginkább nagy érdeklődést váltott ki a közösségedből, melyik volt könnyű vagy épp nehéz, melyik volt az, amelyik egyáltalán nem volt népszerű.
Vajon milyen okok lehetnek amögött, ha esetleg 1-1 workshopod nem valósult meg? Természetesen az okok mindig összetettek, de semmiképpen ne add fel, és ne vonj le végső következtetést abból, ha a minimum résztvevők hiányában nem valósul meg egy adott workshopod.
Akár meg is kérdezheted őket egy adott kérdéskörben.
A résztvevői morálról is sokat fogsz tanulni, mely tapasztalatok segítenek abban, hogy a szervezés és a lebonyolítás is egyre gördülékenyebb legyen.
+1 tipp: A workshopod is egy termék, melyet értékesíteni kell
Ahogy az egyéb termékeidért sem jönnek csak úgy vevők, hanem azok értékesítéséért sok-sok lépést meg kell tenni, marketingezni, úgy a workshopodra sem biztos, hogy azonnal lesznek jelentkezőid a követőtáborodból. Eseményednél is fontos, hogy jelenítsd meg social media platformjaidon, küldj róla hírlevelet, ha vannak feliratkozóid, vagy akár fizetős hirdetéssel célozd meg a potenciális célközönségedet.
Workshopodat tehát kezeld ugyanolyan termékként, mint bármely fizikai termékedet, vagy szolgáltatásodat.