Workshop szervezése – lépésről lépésre

Ha kézműves vagy és alkotó tevékenységet folytatsz, akkor bizonyára megfordult már a fejedben, hogy követőid, közösséged, célcsoportod számára megmutasd, hogyan tudnak saját maguk elkészíteni egy-egy terméket, hogyan tudnak elsajátítani 1-1 technikát, hogy aztán akár otthoni körülmények között hobbiként, egyedül neki tudjanak állni az elkészítésnek, gyakorlásnak.

Szolgáltatóként, coachként, valamilyen szakterület szakértőjeként is sok-sok üzleti lehetőséged van a workshopokban, sőt, ha online módon szervezed meg, akkor nagyobb célközönséget is elérhetsz, hiszen más hazai városokban, vagy akár külföldön élő potenciális résztvevők is tudnak jelentkezni, amennyiben érdeklődnek a témád, szakterületed iránt.

Előadás? Workshop? Tanfolyam? Mi is a különbség ezek között?

Az egyes esemény típusok közötti különbséget az alábbi ábra szemlélteti.

Definiáljuk a workshopot

Munkahelyi környezetben, csoportban: munkafolyamat, meeting, megbeszélés, a cél a közös megoldáskeresés, vagy egy rész projekt elkészítése, a folyamat alatt fontos a kommunikáció és együttműködés

Oktatási környezetben: továbbképzés, fejlesztés, a folyamat a lényeg, ahogy az egyének aljutnak a célig vagy a produktumig.

Jellemzői:

• gyakorlatias, rövid, intenzív, használható outputja van,
• probléma vagy projekt áll a középpontban,
• tapasztalati úton tanulnak a résztvevők,
• egymástól is tanulhatnak a résztvevők, és segíthetik egymás

Ki tartja?: Moderátor, tréner, instruktor, facilitátor, mediátor, coach, szakember

0. szervezési lépések – teendők a tervezés előtt

Igényfelmérés

Ha még nincs bejáratott, rendszeres workshopod, akkor mindenképpen ajánlott, hogy valamilyen formában felmérd a piacot, van-e igény az adott workshopra, kurzusra. Ez történhet kérdőívesen, social média felületeiden keresztül (poszt, story), hírlevél által – amennyiben vannak feliratkozóid –, vagy akár közvetlen, személyes formában is.

Ha a tematika rendhagyó, szokatlan, egyedi, különleges, akkor nagyon leszűkít(het)i a célcsoportot. Végezz egy kis közvéleménykutatást!

Célok és célcsoport meghatározása

Mielőtt a terveknek nekiállsz, tedd fel magadban a kérdést, mit szeretnél elérni a workshopoddal? Márkádat szeretnéd népszerűsíteni, növelni az ismertségedet? Nagyobb bevételre szeretnél szert tenni az egyéb termékeid (vagy szolgáltatásid) értésesítése mellett, annak kiegészítéseként? Kiknek szól a tematikád, ki a célcsoportod?

1. szervezési lépések – a tervezés folyamata

Időpont és időtartam: legyen reális

A kitűzött időpontot igazítsd a célcsoportod vélt igényeihez, és saját időbeosztásodhoz is. Az időtartamot, a workshop hosszát reálisra tervezd. Ha már van tapasztalatod, akkor inkább tervezz több idővel, mint alul.

Számolj azzal, hogy minél több résztvevő, annál több lesz az egyéni kérdés, elakadás, annál hosszabb lesz az idő, ezáltal a tervezett időtartamon felüli túlcsúszás.

Létszám: igazodjon a célodhoz

Határozz meg minimum / maximum / ideális / optimális létszámot. Ne csak a min. létszámot kommunikáld, hanem a maximumot is, mert annak értéke van! Online workshop esetén is fontos a létszám, hiszen egyéni kérdések ott is lesznek.

Vedd figyelembe a saját, vagy választott helyszíned adottságait is, vagy eleve a tervezett maximum létszám alapján keress és válassz helyiséget, hiszen ez befolyásolja a költség tényezőket is.

Ha még nem rendelkezel gyakorlattal, érdemes kisebb létszámmal indulni, és aszerint kalkulálni. Ha gyakorlott vagy, akkor lehet nagyobb létszám is, de figyel arra, hogy ez ne menjen a minőség rovására, hiszen túl nagy létszámnál szétoszlik a figyelem, és ronthatja a workshop értékét, megítélését.

Helyszín: priorizáld a szempontokat

Ha van saját helyed, műhelyed, és az elegendő és megfelelő? Időben keress helyszín opciókat, ha még nincs!

Az a legfontosabb szempontod, hogy hozzád legyen közel, mert sok az eszközöd és alapanyagod, és fontos a könnyű logisztika? Vagy ennél sokkal fontosabb, hogy a résztvevőid érjék el könnyen, tehát tömegközlekedéssel, autóval is jól megközelíthető helyen legyen?

Saját vagy bérelt helyeden kívül esetleg alkalmanként tartanál más városban, kerületben, helyszínen is? Ez esetben nézz körül, járj nyitott szemmel.

Tematika, módszertan: tervezd meg lépésről lépésre

Készíts listát magadnak arról, hogy a workshop hogyan épül fel, lépésről lépésre, gyakorold otthon és kalkulálj részidőket is. Szánj elegendő időt arra, hogy kidolgozd a részleteket. Általánosságban legyen gyakorlatias a folyamat, tevékenykedtető feladatokkal, magyarázatokkal, és a gyakorlati rész legyen túlnyomó többségben az elméletihez képest.

Ha van már képed a termékről, akkor az mindenképp legyen ott a weboldaladon a workshop kiírásánál, vagy a FB esemény borítóképén, illetve posztjaidban.

Eszközök, alapanyagok: készíts listát

Más az eszköz és alapanyag igény egy szolgáltatói és más egy kézműves, alkotós workshopon, de mindkét esetben fontos, hogy írj tételesen listát!

Alkotói workshopok: Mérd fel a szükségletet, készíts listát az összes szükséges alapanyagról, adott esetben beszerzési forrással. Gyűjtsd össze a beszerzési forrásokat és kalkulálj létszám-arányos mennyiségeket. Vedd figyelembe a kevésbé könnyen beszerezhető anyagok átfutási idejét!

Szolgáltatói workshopok: Gondold végig, szükséged lesz-e Wifi-re, projektorra, kivetítésre, felíró táblára? Kapnak-e munkafüzetet, repi anyagot, bármi egyebet a résztvevők? Ha igen, ezek költségével is számolj, és a beszerzéséről is gondoskodj időben.

Az eszköz- és alapanyag igényt vedd figyelembe a helyszín kiválasztásakor! Ha sok az alapanyagod, lehetőleg legyen nagy asztalfelület, hogy kényelmesen elférjenek a résztvevők.

Költségvetés: legyél alapos, számolj a kockázatokkal is

Készíts akár Excelt tételes listával! Számolj a saját időddel és a rejtett költségekkel is!

Vedd figyelembe a fix költségeket (marketing, hirdetés, helyszín lemondása), és mindenképpen számolj a lemondási kockázatokkal is!

2. szervezési lépések – közzététel és előkészületek

Esemény kiírása, közzététele, informálás

Minimum 2-3, de optimálisan 3-6 héttel korábban tedd közzé eseményedet felületeiden. Legyen kellőképpen alapos és egyértelmű a workshopod kiírása, a lényegi információk szerepeljenek benne (időpont, kezdés, ár, tematika), de ne legyen túl hosszú sem.

A jelentkezés módjának meghatározása: e-mail, google kérdőív, weboldal űrlap, webshop termék? Figyeld meg, vajon célcsoportodnak melyik lehet a legkomfortosabb, és te melyiket preferálod leginkább.

Hogyan érjem el, hogy jelentkezzenek, és el is jöjjenek?

Megtervezted, kiszámoltad, leírtad, kiírtad, nyilvánossá tetted, és vársz, van pár heted, napod. Ha az előbbiekben tervezési lépéseken nem mész végig, akkor talán még eddig sem jutsz el.

A legfontosabbak:

• workshopodat kezeld ugyanolyan termékként, mint bármelyik más termékedet, szolgáltatásodat;
• értékesítsd és tegyél lépéseket ennek érdekében (ha nem tudnak róla, nem lesznek jelentkezők);
• építsd a bizalmat és legyél hiteles.

Ingyenes megjelenítési lehetőségek:

• ha nincs weboldalad: létrehozhatsz landing page-et;
• ha van saját weboldalad: hozz létre workshopodnak aloldalt vagy ha webshopod van, kezeld termékként;
• ha hírlevelezel, akkor értesítsd a feliratkozóidat e-mailben;
• posztolj, sztorizz a social media felelületeiden (Facebook, Instagram, TikTok, YouTube);
• ha van saját Facebook csoportod, ott is adj hírt róla;
• hozz létre facebook eseményt: ne hagyd ki;
• használd akár kapcsolatrendszeredet, és hívj meg személyesen olyanokat, akiket érdekelhet a témád;
• egyeztess az együttműködő partnereiddel, hogy ők is jelenítség meg az eseményt a felületeiken (helyszín, társszervező partner, stb.);
• Oszd meg olyan releváns (pl. regionális) facebook csoportokban, ahol ez megengedett (vigyázz, csak olyan csoportba tedd ki, ahol kimondottan hirdetni lehet, és nem ütközik szabályzatba).

Fizetős lehetőségek:

• online hirdetések, kampányok (Facebook, Google Ads);
• offline meghirdetések: szórólap, faliújság, nyomtatott újság (ezek már nem túl népszerűek, illetve nem minden területen működnek);
• együttműködés influencerekkel, mikroinfluencerekkel.

Adminisztráció és jelentkezések visszaigazolása

Az adminisztráció talán nem lesz a legkedveltebb tevékenységed, sokan szükséges rosszként gondolnak rá. Viszont nagyon fontos, és kihagyhatatlan!

Lehet, hogy még jelentkezés előtt kapsz kérdéseket az érdeklődőktől. Jelentkezések után nagyon rövid időn belül – 1, max 2 nap – küldj visszaigazolás(oka)t, amiben azt tudatod a jelentkezővel, hogy megkaptad a jelentkezését. Ezt a folyamatot akár tudod automatizálni is, ha például webshopban kezeled termékként és rendelésként a workshopodat.

Ha az esemény nyilvános kiírásában még nem tetted meg, a visszaigazolásban mindenképpen írd le a lemondási feltételt. Fejtsd ki, hogy milyen lehetőséget adsz a lemondásra: pénz nem jár vissza, vagy lehet pótolni, azaz legközelebbi workshopra felhasználható a befizetett összeg? Vagy egy része elveszik a befizetett összegnek? Gondold végig, mi az, ami számodra is, és a résztvevő számára is optimális és kompromisszumos megoldás lehet.

Kövesd nyomon és tartsd nyilván a jelentkezéseket, nehogy túllépje a maximum létszámot a jelentkezők száma.

A workshop előtti 1-2 hétben, napokban

Amint látod, hogy megvan a minimum létszámod, netán megvan a maximum létszámod, kezdd el beszerezni az alapanyagokat, és ha szükséges, akkor az eszközöket, segédanyagokat, kellékeket is. Gondolj végig minden apróságot, és ne hagyd az utolsó pillanatra a beszerzéseket. Számolj kevés pufferrel is, ha esetleg lesznek utolsó pillanatos jelentkezők is.

Pár nappal korábban Küldj emlékeztető és hasznos infók a résztvevőknek:

• Pontos cím, házszámmal, kapucsengő, ha van, mit kell keresniük, stb.;
• Helyszínre jutás: tömegközlekedés, autós parkolási lehetőségek;
• Mikortól lehet érkezni, figyelemfelhívás a pontos érkezésre;
• Fizetési információk: ha helyben hátralékot kell fizetniük;
• Lesz-e helyben kávét, snack-et;
• Vigyenek-e magukkal valamit;
• Lesznek-e szünetek, lesz-e ebédmelegítési lehetőség.

Hasznos tipp: készíts egy dokumentumot a hasznos tudnivalókkal, mely minden workshopodnál csak felülírandó az aktuális adatokkal., így ezt nem kell minden alkalommal leírni.

Közvetlenül a workshop előtti teendők: helyszíni előkészítés, terem elrendezés, eszközök és alapanyagok kipakolása. Bekészítés, catering: ha van, ki gondoskodik ezekről, te vagy a helyszín vezetője? Erről előre kommunikálj a helyszínnel, kérj tőle visszaigazolást ezekről.

3. szervezési lépések – a lebonyolítás

Résztvevők fogadása

• helyszín gyors bemutatása (kabátok, táskákat hol hagyhatják);
• Hol van a mosdó, esetleg konyha;
• van-e kávé, snack, stb.;
• hol és hogyan foglalhatnak helyet, van-e ültetési rend.

Bemutatkozások

• pár mondat, pár szó szervező(k) részéről: szolgáltató, alkotó, helyszín;
• az esemény jellegétől függően megkérheted a résztvevőket is egy rövid bemutatkozásra.

Moderálás, instruálás

• Ha van vázlatod a workshop menetéről, oszd ki a résztvevőknek a workshop elején, vagy tedd ki az asztalra eléjük.
• Próbáld tartani a kereteket!
• Maradj a fő fókusz mellett, de legyen egy kis rugalmasság is!
• Hívd fel a résztvevők figyelmét a szünetre.
• Figyeld közben, hogy minden a terv szerint halad-e, ha úgy érzed, csúszás van, hívd fel a résztvevők figyelmét erre.

Utókövetés, értékelés

Nyugodtan kérj – akár közvetlenül az esemény végén – visszajelzéseket a résztvevőkről: hogy érezték magukat?

Értékeld a workshopot utólag, mert a tapasztalatok fognak segíteni abban, hogy javíts a folyamatidon. Vond le a konklúziókat, határozd meg a fejlesztendő területeket, azaz mi az, amit legközelebb másképp csinálnál.